KI-Kodierungssoftware auswählen: Die wichtigsten Kriterien für Krankenhäuser

Warum die richtige Kodierung zum entscheidenden Faktor wird

Für Kodierfachkräfte und das Medizincontrolling bedeutet jede Prüfanzeige zusätzliche Arbeit: Der Fall muss erneut geöffnet, die Begründung in der Fallakte gesucht und der Widerspruch formuliert werden.

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Dazu kommt eine regulatorische Verschärfung: Mit dem GKV-Beitragssatzstabilisierungsgesetz steigen die MD-Prüfquoten für Krankenhausabrechnungen ab 2027 deutlich an. Lag die quartalsbezogene Prüfquote bisher bei maximal 15 %, dürfen Krankenkassen Abrechnungen künftig sogar unbegrenzt prüfen lassen, wenn die Zahl unbeanstandeter Abrechnungen unter 50 % fällt.

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Diese zusätzliche Prüflast trifft Ihr ohnehin schon ausgelastetes Kodierteam. Die folgenden fünf Kriterien zeigen, woran Sie eine Software erkennen, die genau hier entlastet.

Kriterium 1: Nachvollziehbarkeit der Kodiervorschläge

Wie hoch die Trefferquote einer KI ausfällt, spielt im Prüffall keine Rolle. Entscheidend ist, ob jeder ICD- und OPS-Code mit der Belegstelle aus der Fallakte nachgewiesen werden kann. Genau hier unterscheiden sich die verschiedenen Anbieter von KI-Kodierungssoftware am deutlichsten.

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Prüfen Sie bei jedem Anbieter deshalb konkret:

• Liefert die Software zu jedem Kodiervorschlag die passende Stelle aus der Fallakte?
• Werden Vorschläge nach den aktuellen Kodierregeln validiert?
• Weist die Software auf Dokumentationslücken hin, bevor der Fall abgerechnet wird?
• Ist jede Kodierentscheidung revisionssicher protokolliert?

Erst wenn diese vier Fragen mit „Ja“ beantwortet werden, lässt sich ein Kodiervorschlag im MD-Prüfverfahren tatsächlich verteidigen.

Kriterium 2: Keine Kodierung ohne Freigabe

Die fachliche Verantwortung für jeden Code bleibt im Krankenhaus, auch wenn eine Software den Vorschlag vorbereitet hat. Eine Software, die Fälle ohne Freigabe abrechnet, verlagert das Risiko auf Ihr Kodierteam. Die Software sollte Kodiervorschläge vorbereiten, während die Kodierfachkraft prüft, korrigiert und freigibt.

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Nutzen Sie die Demo des Software-Anbieters als Praxistest: Wer kann einen Vorschlag ändern? Wie einfach ist der Vorgang? Und wie wird die Änderung protokolliert? Eine Software, die diese Fragen in der Demo nicht überzeugend klärt, wird sie im Alltag erst recht nicht beantworten.

Kriterium 3: Integration in KIS und bestehende Datenbasis

Eine Kodiersoftware kann nur belegen, was sie lesen kann. Befunde, OP-Berichte und Arztbriefe liegen in Ihrem Krankenhaus bereits vor, viele davon als PDF, Scan oder Freitext. Die Software sollte direkt auf all diese Quellen zugreifen.

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Klären Sie deshalb beim Gespräch mit dem Anbieter der KI-Kodierungssoftware folgende Fragen:

• Welche KIS-Hersteller werden unterstützt, und wie läuft die Anbindung praktisch ab?
• Wie fließen die Kodierergebnisse zurück ins Krankenhausinformationssystem?
• Funktioniert die Anbindung auch ohne aufwändiges Schnittstellenprojekt?

Fragen Sie außerdem, wer die Anbindung umsetzt: der Anbieter der Kodiersoftware oder der KIS‑Hersteller. Eine Anbindung, die nur auf dem Papier des Vertriebs existiert, hat im Klinikalltag keinen Wert.

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Kriterium 4: Datenschutz, DSGVO und Datenresidenz

Beim Kodieren geht es vorrangig um Patientendaten. Bevor eine Kodiersoftware in Ihrem Krankenhaus zum Einsatz kommt, prüfen Ihre IT-Leitung und Ihre Datenschutzbeauftragten deshalb, ob die Verarbeitung den datenschutzrechtlichen Vorgaben entspricht.

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Die Pflichtkriterien im Überblick:

• DSGVO-Konformität mit dokumentierten technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs)
• Rollenbasierte Zugriffsrechte, nach Einrichtung und Modul getrennt
• Notwendige Zertifizierungen, etwa ISO 27001 oder ein C5-Testat Typ 2 nach BSI-Standard
• Verarbeitung der Daten ausschließlich in deutschen Rechenzentren, ohne Übertragung in Drittländer

Zwei Fragen an Anbieter gehören in jedes Erstgespräch: Werden Patientendaten zum Training allgemeiner Modelle verwendet? Und wie stellt der Anbieter die Konformität mit dem EU AI-Act sicher?

Kriterium 5: Wirtschaftlichkeit ganzheitlich bewerten

Die Wirtschaftlichkeit einer Kodiersoftware steht und fällt mit zwei Größen: dem Zeitgewinn pro Fall und dem Mehrerlös durch vollständigere Kodierung. Ein integrierter Grouper sollte beides sichtbar machen, noch bevor die Rechnung gestellt wird. Dazu werden zu jedem Fall die DRG und der Fallwert in Euro ermittelt und frühzeitig gezeigt, wo MD-Angriffspunkte liegen, etwa bei einer sekundären Fehlbelegung.

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Berechnen Sie außerdem den Gesamtaufwand, also nicht nur die Zeitersparnis pro Fall, sondern auch den Aufwand für die Einführung, die Schulung des Teams und das Lizenzmodell. Eine Zeitersparnis von bis zu 50 % pro Fall ist ein realistischer Richtwert, ersetzt aber die hauseigene Rechnung nicht.

Recare Coding: Kodiervorschläge mit Belegstelle direkt aus der Fallakte

Recare Coding setzt bei der Kodierung und Abrechnung an und erfüllt die fünf Auswahlkriterien aus diesem Beitrag: Zu jedem ICD- und OPS-Code und Zusatzentgelt liefert die Lösung die passende Dokumentationsstelle aus der Fallakte. Ein lizenzierter Grouper ermittelt DRG und Fallwert in Euro, noch bevor die Rechnung gestellt wird, und weist früh auf mögliche MD-Angriffspunkte wie eine sekundäre Fehlbelegung hin.

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Ihr Kodierteam prüft dabei jeden Vorschlag, entscheidet über die Übernahme und gibt den Fall frei. Bis zur Freigabe bleibt jeder Kodiervorschlag ein Entwurf: Die fachliche Entscheidung liegt immer beim Team, nie bei der Software.

Fazit: Woran Sie die richtige KI-Kodierungssoftware erkennen

Gute KI-Kodierungssoftware erkennen Sie vor allem daran, dass sie zu jedem Kodiervorschlag die passende Belegstelle aus der Fallakte findet und direkt auf die Falldokumentation in Ihrem KIS zugreifen kann. Dazu kommen eine DSGVO-konforme Verarbeitung der Patientendaten und ein integrierter Grouper, der Fallwert und Angriffspunkte zeigt, noch bevor die Rechnung gestellt wird.

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Recare Coding setzt genau hier an: Ihr Kodierteam prüft die Vorschläge, gibt frei und hat im Prüffall die Begründung direkt aus der Akte zur Hand, ohne bestehende Abläufe umzustellen. Jede so belegte Abrechnung senkt die Beanstandungsquote und damit die Prüfquote, die ab 2027 für Ihr Krankenhaus gilt.

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