So vermeiden Sie Erlösverluste durch Dokumentationslücken und Kodierfehler

Warum die Dokumentation direkte Auswirkungen auf den Erlös hat

Im deutschen Fallpauschalensystem hängt der Erlös eines Behandlungsfalls nicht allein davon ab, was erbracht wurde, sondern davon, was belegt und kodiert ist. Die Akte ist dabei die einzige Beleggrundlage: Für die Abrechnung zählt nur, was in ihr steht. Wurde eine Leistung erbracht, aber nicht dokumentiert, bleibt sie unberücksichtigt.

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Trotz dieser Bedeutung bleibt die Dokumentation im Stationsalltag lückenhaft, weil sie unter Zeitdruck und meist neben der Patientenversorgung entsteht. Aus jeder dieser Lücken kann ein Erlösverlust entstehen, und zwar auf zwei Wegen:

• Unterkodierung: Eine erbrachte Leistung ist nicht belegt und wird nicht abgerechnet. Der Erlös bleibt liegen, obwohl Aufwand und Personal eingesetzt wurden.
• Überkodierung: Ein Code wird ohne Belegstelle in der Akte vergeben. Im MD-Prüfverfahren führt das zu Beanstandung und Rückforderung, zusätzlich zum Prüfaufwand.

Eine fallbegleitende Kodierung, also das Kodieren während des Aufenthalts statt erst nach der Entlassung, gilt als wirksamer Weg, solche Lücken gar nicht erst entstehen zu lassen.

Die häufigsten Kodierfehler und wo sie entstehen

Die Prüfpraxis der Krankenkassen zeigt sehr konkret, wo Dokumentation und Kodierung auseinanderlaufen. Der GKV-Spitzenverband nennt Beatmungsstunden und intensivmedizinische Komplexpauschalen ausdrücklich als „Klassiker für fehlerhafte Abrechnungen“. Typisch sind:

• Beatmungsstunden und intensivmedizinische Komplexpauschalen ohne lückenlose Angaben: Dauer, Überwachung und Aufwand müssen vollständig in der Akte stehen. Fehlt eine dieser Angaben, greift der Code nicht mehr, und der Fallwert sinkt.
• Fehlende Nebendiagnosen: Sie führen zu keiner Prüfanzeige, weil nichts falsch abgerechnet wurde. Der Erlös bleibt trotzdem liegen, weil eine erbrachte und dokumentationspflichtige Leistung nicht kodiert wurde.
• Nicht belegte Zusatzentgelte: Auch hier bleibt Erlös liegen, weil der Beleg für die erbrachte Leistung in der Akte fehlt.

Jedes Jahr neue Regeln: Warum Kodierfehler strukturell sind

Kodierfehler sind die Folge eines Regelwerks, das sich jedes Jahr ändert und immer neue Anforderungen mit sich bringt. Zuständig dafür ist das Bundesinstitut für Arzneimittel und Medizinprodukte (BfArM), das beide Klassifikationen des DRG-Systems pflegt:

• In die endgültige Fassung des OPS 2026, also den Operationen- und Prozedurenschlüssel, sind 156 Änderungsvorschläge eingeflossen.
• Für die ICD-10-GM Version 2026, also die deutsche Fassung der Internationalen Klassifikation der Krankheiten, waren es 53 Vorschläge, unter anderem mit neuen Codes für ME/CFS und für präsymptomatischen Diabetes.

Für Kodierfachkräfte heißt das: Was 2025 noch korrekt kodiert war, kann 2026 unvollständig sein. Neue Codes bringen zudem häufig neue Mindestmerkmale mit – also Angaben, die zwingend in der Akte belegt sein müssen. Diese Belege entstehen sowohl auf der Station als auch im Gespräch oder im Verlauf der Behandlung.

Die Konsequenz: Wenige Fachkräfte im Medizincontrolling müssen eine jährlich wachsende Menge an Regeln ohne Unterstützung digitaler Tools vollständig abbilden. Genau an dieser Stelle werden Lücken produziert.

Wichtig: die neuen MD-Prüfquoten ab Januar 2027

Das GKV-Beitragssatzstabilisierungsgesetz verschärft die Prüfquoten nach § 275c SGB V zum 1. Januar 2027; die Prüfquote steigt dann von 15 auf bis zu 40 %; liegt der Anteil unbeanstandeter Abrechnungen unter 50 %, ist die Prüfung sogar unbegrenzt möglich. Das Gesetz sieht dafür gestaffelte Schwellenwerte vor, die für jedes Krankenhaus gelten.

Dabei gilt: Die MD-Prüfquote wird jeweils anhand des Prüfergebnisses des vorvergangenen Quartals ermittelt. Das dritte Quartal 2026 entscheidet also bereits über die Einstufung im ersten Quartal 2027. Für Ihr Krankenhaus kann das bis zu achtmal mehr prüfbare Behandlungsfälle ab 2027 bedeuten, bei unverändertem Personalstand im Medizincontrolling.

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Recare Coding: Dokumentationslücken erkennen, bevor die Rechnung gestellt wird

Der wirksamste Hebel gegen Kodierfehler ist eine strukturierte Falldatenbasis, die schon während des Behandlungsfalls entsteht. Recare bietet Ihnen genau dafür die richtige Basis:

• Recare Voice dokumentiert Patientengespräche in Echtzeit und befüllt Formulare automatisch
• Recare Docs bereitet Arztbriefe und Anträge vor
• Zudem sehen Sie in der Patient Overview alle relevanten Patientendaten aus Befunden, PDFs, Scans und Freitexten

Auf dieser Datenbasis liefert Recare Coding Kodiervorschläge für ICD und OPS, wobei jeder Vorschlag eine passende Belegstelle aus der Fallakte enthält. Die Vorschläge werden nach aktuellen Kodierregeln validiert, und die Lösung weist aktiv auf Dokumentationslücken hin, noch bevor die Rechnung gestellt wird. Dabei zeigt ein integrierter Grouper DRG und Fallwert bereits vor der Abrechnung, sodass Ihr Team sieht, was ein Code wert ist.

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Die revisionssichere Protokollierung mit Belegstelle ist zugleich die Grundlage für die Verteidigung im Prüfverfahren. Recare MD Management bereitet Widersprüche auf dieser Datenbasis vor, inkl. Quellenbezug für jede Begründung. Wer die Kette aus Dokumentation, Kodierung und MD-Prüfung auf einer gemeinsamen Datenbasis abbildet, sichert Erlöse und entlastet dasselbe Team, das ab 2027 deutlich mehr Prüffälle bearbeiten muss.

Fazit: Die Erlössicherung beginnt bei der Dokumentation

Dokumentation, Kodierung und Erlös hängen im DRG-System unmittelbar zusammen. Dokumentationslücken führen zu Kodierfehlern, und Kodierfehler führen wiederum zum Erlösverlust oder zur Beanstandung. Krankenhäuser, die diesen Zusammenhang erkennen, sichern nicht nur ihre Erlöse, sondern entlasten auch ihr Medizincontrolling.

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Recare Coding liefert genau deshalb für jeden Kodiervorschlag eine passende Belegstelle aus der Fallakte, während Recare MD Management Widersprüche im Prüfverfahren auf derselben Datenbasis vorbereitet. Wenn Sie wissen möchten, wie eine belegte Kodierung in Ihrem Krankenhaus aussehen kann, vereinbaren Sie gerne ein kostenloses Erstgespräch.