Zeitaufwand für die Dokumentation in der Pflege reduzieren

Die größten Herausforderungen bei der Pflegedokumentation

Die Pflegedokumentation ist unverzichtbar für das Qualitätsmanagement, eine rechtssichere Patientenversorgung und die Kommunikation zwischen allen Beteiligten. Dennoch erleben Pflegekräfte sie als eine der größten Belastungen im Arbeitsalltag.

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Der Grund: Nicht die Dokumentation an sich ist das Problem, sondern die Art und Weise, wie sie organisiert ist. Vier zentrale Herausforderungen machen die Dokumentation besonders zeitaufwändig.

Umfangreiche Dokumentationspflichten

Pflegekräfte müssen eine Vielzahl von Aspekten während ihres Dienstes dokumentieren, darunter zum Beispiel:

• Vitalwerte wie Blutdruck, Puls und Temperatur
• Medikamentengabe und Wundbeurteilungen
• Durchgeführte Pflegemaßnahmen
• Administrative Vorgänge

Jede Handlung wird festgehalten, damit alle relevanten Personen jederzeit informiert sind. Die Herausforderung: Die Dokumentation muss sowohl inhaltlich vollständig sein, als auch hohe Ansprüche an Verständlichkeit und Standardisierung erfüllen. Hinzu kommen strenge Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit gemäß Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Mehrfacheingabe derselben Informationen

Pflegekräfte verlieren Zeit, weil sie dieselben Informationen in unterschiedliche Formulare und Protokolle eingeben müssen. Vitalparameter wie Blutdruck, Puls und Temperatur werden beispielsweise im Pflegebericht erfasst, dann erneut in der Dokumentation der Medikamentengabe und noch einmal im Notfallprotokoll.

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Diese redundanten Eingaben kosten Zeit und erhöhen das Fehlerrisiko. Jede Mehrfacheingabe bedeutet eine zusätzliche Fehlerquelle.

Medienbrüche zwischen Systemen

In vielen Einrichtungen existieren unterschiedliche Dokumentationssysteme nebeneinander:

• Handschriftliche Notizen auf dem Klemmbrett
• Excel-Tabellen für bestimmte Bereiche
• Verschiedene Programme, die nicht miteinander kommunizieren
• Veraltete elektronische Systeme ohne Schnittstellen

Informationen müssen von einem Medium ins andere übertragen werden. Die Folge: Doppelarbeit, Verwirrung und ineffiziente Datenübermittlung. Die manuelle Übertragung kostet Zeit und birgt auch die Gefahr von Übertragungsfehlern, die später aufwändig korrigiert werden müssen.

Zeitdruck und Personalmangel

Zwischen zwei Patienten bleiben oft nur wenige Minuten. In dieser Zeit müssen Pflegekräfte den Weg zwischen den Zimmern zurücklegen, Arbeitsmittel zur Verfügung stellen und die notwendige Dokumentation erledigen. 

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Dabei wird vor allem die bürokratische Arbeit als zusätzliche Belastung empfunden. Sie reißt Pflegekräfte aus ihrer pflegerischen Tätigkeit und zwingt sie, sich immer wieder mit verschiedenen rechtlichen Vorgaben auseinanderzusetzen. Der Fachkräftemangel verschärft die Situation zusätzlich: Weniger Personal muss dieselbe Menge an Dokumentation bewältigen.

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Wie KI-Lösungen Pflegekräfte entlasten können

Die beschriebenen Herausforderungen lassen sich mit KI-gestützten Lösungen gezielt angehen. Moderne Technologien automatisieren repetitive Aufgaben, eliminieren Medienbrüche und geben Pflegekräften die Zeit zurück, die sie für ihre eigentliche Arbeit brauchen. Recare bietet KI-Lösungen, die nahtlos in bestehende KIS-Systeme integriert werden und den Dokumentationsaufwand spürbar reduzieren.

Echtzeit-Dokumentation per Spracheingabe

Recare Voice dokumentiert Patientengespräche per Spracheingabe. Die KI wandelt gesprochene Informationen in strukturierten Text um und füllt automatisch die erforderlichen Formulare aus. 

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Dadurch entfällt der Medienbruch zwischen handschriftlichen Notizen und digitaler Eingabe. Informationen werden einmal eingesprochen und direkt ins KIS übertragen. Das verringert den administrativen Aufwand enorm und gibt Zeit für die direkte Patientenversorgung zurück.

Automatische Extraktion bestehender Daten

Patientendaten liegen in Krankenhäusern verteilt vor, meist direkt im KIS oder in Form von PDFs, eingescannten Arztbriefen, Laborberichten und Co. Recare Extract zieht diese Informationen automatisch aus allen Quellen, strukturiert sie und macht sie für alle weiteren Prozesse nutzbar.

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In der Praxis kann das Ganze wie folgt aussehen: Ein Blutwert aus einem PDF-Laborbericht wird erkannt und automatisch in alle relevanten Formulare übertragen. Oder Diagnosen aus Vorbefunden fließen in Anträge ein, ganz ohne manuelles Abtippen. Das Ergebnis: keine Mehrfacheingaben, keine Übertragungsfehler, weniger Zeitaufwand.

Erstellung von Dokumenten auf Knopfdruck

Recare Docs erstellt Arztbriefe, Entlassberichte, Pflegeüberleitungen und Anträge in Sekunden. Die KI nutzt alle bereits im System vorhandenen Daten und generiert vollständige, prüfbereite Dokumente. Die Zeitersparnis liegt bei bis zu 50 Minuten pro Fall.

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Vor der Freigabe zeigt die Review-Funktionalität transparent, welche Informationen die KI verwendet hat. Die Kontrolle bleibt so beim medizinischen Personal, während die Routinearbeit automatisiert wird.

Anbindung an Ihr bestehendes Dokumentationssystem

Viele Pflegeeinrichtungen und Kliniken zögern bei neuen Dokumentationslösungen, weil sie ein Projekt mit langer Implementierungszeit erwarten. Bei Recare ist das nicht notwendig.

Datenaustausch über Standardschnittstellen

Recare liest relevante Patientendaten über die etablierten Standards HL7 FHIR und HL7v2 aus dem bestehenden System aus. Für das Rückschreiben ins KIS kommt Recare Operator zum Einsatz: Die Lösung übernimmt die automatische Dateneingabe direkt in der bestehenden Systemoberfläche, ohne dass eine eigene Schnittstelle programmiert werden muss.

Welche Dokumentationsarten abgedeckt werden

Die Sprachdokumentation setzt direkt am Bett an: Pflegekräfte sprechen die relevanten Informationen während oder unmittelbar nach dem Patientenkontakt ein. Die KI überträgt die Angaben automatisch in die passenden Formulare, unter anderem in:

• Den Pflegebericht
• Den Pflegeüberleitungsbogen
• Die Erfassung der Vitalwerte

Dadurch entfällt die nachträgliche Übertragung am PC, und die Informationen liegen strukturiert und zeitnah vor.

Fachliche Freigabe bleibt beim Pflegepersonal

Die Automatisierung ersetzt nicht die fachliche Beurteilung. Jede automatisch erstellte oder übertragene Dokumentation wird der zuständigen Pflegefachkraft zur Prüfung vorgelegt, bevor sie final freigegeben wird. Diese Freigabe wird protokolliert, sodass jederzeit nachvollziehbar ist, wer welche Eintragung wann bestätigt hat. Die Verantwortung für die fachliche Richtigkeit verbleibt damit vollständig beim medizinischen Personal.

Beispiel aus der Praxis: So reduzieren Sie Ihren Dokumentationsaufwand

Die Ausgangssituation: Eine 80-jährige Patientin mit Schenkelhalsfraktur wird aus dem Krankenhaus in eine Pflegeeinrichtung entlassen. Für die Entlassung müssen zahlreiche Dokumente erstellt werden: Entlassbericht, Barthel-Index, Anträge auf Pflegegrad, Kurzzeitpflege und Rehabilitation. Durch gezielte Optimierungen und Entbürokratisierung kann dieser Prozess erheblich vereinfacht werden:

Die eingesparte Dokumentationszeit steht für Gespräche mit Patienten und Angehörigen, die medizinische Versorgung oder die Koordination der Nachversorgung zur Verfügung. Die Dokumentationsqualität bleibt dabei gleich, nur der Prozess wird effizienter.

In vier Schritten zur KI-gestützten Pflegedokumentation

Die Einführung von KI-Lösungen im Krankenhaus erfordert eine strukturierte Vorgehensweise. Von der Analyse bestehender Prozesse bis zur kontinuierlichen Optimierung durchläuft die Digitalisierung der Dokumentation vier zentrale Phasen.

1. Analyse der aktuellen Prozesse: Welche Dokumente werden erstellt? Wie viel Zeit nimmt jeder Prozess in Anspruch? Wo entstehen Medienbrüche? Diese Analyse identifiziert die größten Zeitfresser und zeigt, welche Prozesse das höchste Einsparpotenzial haben. 
2. Integration in bestehende KIS-Systeme: Die Lösungen von Recare werden über Standardschnittstellen in das vorhandene KIS-System integriert. Die KI greift dabei auf bestehende Datenquellen zu, ohne dass Systeme ausgetauscht werden müssen.
3. Schulung der Teams: Die beste Technologie bringt nichts, wenn sie nicht genutzt wird. Pflegekräfte, ärztliches Personal und Sozialdienst müssen mit den neuen Arbeitsabläufen vertraut gemacht werden. Recare begleitet den gesamten Onboarding-Prozess mit persönlicher Betreuung.
4. Kontinuierliche Optimierung: Welche Dokumente und Formulare werden am häufigsten erstellt? Wo entstehen noch manuelle Nacharbeiten? Diese Erkenntnisse führen zu kontinuierlichen Verbesserungen. 

Fazit: Weniger Dokumentation = mehr Zeit für die Patientenversorgung

Der hohe Dokumentationsaufwand belastet Beschäftigte in Krankenhäusern massiv. Insbesondere Mehrfacheingaben, Medienbrüche und veraltete Prozesse binden Zeit, die für die Patientenversorgung fehlt.

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Genau hier setzen die KI-Lösungen von Recare an: Mit Recare Voice erfassen Sie Gespräche per Spracheingabe, Recare Extract strukturiert Daten aus verschiedenen Quellen und Recare Docs erstellt prüfbereite Dokumente auf Knopfdruck. Das Ergebnis: weniger Zeitaufwand bei der Dokumentation und eine höhere Pflegequalität.

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Möchten auch Sie Bürokratie und manuelle Prozesse in Ihrem Krankenhaus reduzieren? Dann vereinbaren Sie jetzt hier ein Beratungsgespräch.