Aufnahmemanagement optimieren: Leitfaden für Pflegeeinrichtungen

Warum effizientes Aufnahmemanagement entscheidend ist

Das Aufnahmemanagement ist die erste Schnittstelle zwischen Ihrer Pflegeeinrichtung und potenziellen Bewohnern. Laufen die Prozesse bei der Patientenaufnahme reibungslos, können Sie freie Betten schnell besetzen und die Kommunikation mit Angehörigen professionell gestalten. Stockt es hingegen, können passende Patienten schnell in der Flut an Anfragen verloren gehen.

Ein strukturierter Aufnahmeprozess entlastet zudem Ihre Mitarbeitenden. Statt Zeit mit der Suche nach Informationen aufzuwenden, können sie sich auf die eigentliche Betreuung konzentrieren. Gleichzeitig vermeiden Sie Fehler durch fehlende Angaben oder falsch übertragene Diagnosen.

Typische Probleme bei der Patientenaufnahme im Pflegeheim

Die Patientenaufnahme in Pflegeeinrichtungen läuft selten so strukturiert ab, wie es nötig wäre. Anfragen erreichen die Einrichtung über verschiedene Kanäle – per E-Mail, Telefon oder über die Website. Ohne zentrale Verwaltung dieser Informationen entstehen Probleme, die den gesamten Aufnahmeprozess belasten und die Effizienz mindern.

Zettelwirtschaft und fehlende Übersicht

Viele Pflegeeinrichtungen arbeiten noch immer mit Notizzetteln und Excel-Listen. Anfragen aus dem Krankenhaus landen im E-Mail-Postfach, Interessenten über die Website in einem separaten System und telefonische Anfragen auf handschriftlichen Notizen. Diese Zettelwirtschaft führt dazu, dass Informationen verloren gehen oder nicht zentral verfügbar sind. 

Daraus folgt, dass Mitarbeitende verschiedene Quellen durchsuchen müssen, um den Überblick über offene Anfragen zu behalten. Möglichkeiten zur Filterung fehlen komplett, was die Bearbeitung zusätzlich erschwert.

Mehrarbeit durch manuelle Dateneingabe

Daten von Interessenten oder Patienten müssen in Pflegeeinrichtungen häufig mehrfach in verschiedene Systeme eingetragen werden. Ein typischer Ablauf sieht so aus:

• Eine Anfrage aus dem Krankenhaus kommt per Telefon
• Die Informationen werden in eine Excel-Liste übertragen
• Später erfolgt die Eingabe ins Verwaltungssystem
• Zuletzt landen die Daten in der Patientenakte

Dieser Aufwand kostet nicht nur Zeit, sondern erhöht auch die Fehleranfälligkeit. Ein falscher Pflegegrad, eine vergessene Diagnose oder falsch übertragene Kontaktdaten kommen häufig vor. Die Mitarbeitenden sind frustriert, weil sie dieselben Informationen immer wieder eingeben müssen, statt sich auf die eigentliche Betreuung zu konzentrieren.

Fehlende Informationen zu Patienten

In manchen Fällen enthält eine Anfrage aus dem Krankenhaus nur Name, Geburtsdatum und eine vage Diagnose. Häufig fehlen zentrale Daten wie:

• Pflegegrad und spezifische Diagnosen
• Medikamentenpläne und Allergien
• Grad der Mobilität und kognitive Einschränkungen
• Besondere Anforderungen bei der Behandlung (z.B. Beatmung, Wundmanagement)

Mitarbeitende können ohne vollständige Informationen nicht einschätzen, ob die Einrichtung die Versorgung übernehmen kann. Die Folge: Die fehlenden Daten müssen telefonisch beim Krankenhaus oder bei Angehörigen nachgefragt werden, was die Bearbeitungszeit weiter verlängert.

Aufnahmemanagement digitalisieren – darauf sollten Sie achten

Die gute Nachricht: Digitale Lösungen adressieren genau die Schwachstellen, die den Aufnahmeprozess in Pflegeeinrichtungen ausbremsen. Entscheidend ist jedoch, dass die gewählte Lösung die richtigen Funktionen mitbringt. Drei Anforderungen sind dabei besonders wichtig.

Zentrale Verwaltung aller Anfragen

Anfragen erreichen Pflegeeinrichtungen über verschiedene Kanäle. Eine digitale Lösung sollte diese in einer einzigen Oberfläche bündeln – vom Krankenhaus über die Website bis zu Telefon und E-Mail. So behalten Mitarbeitende den Überblick, ohne zwischen verschiedenen Systemen wechseln zu müssen. 

Filter- und Suchfunktionen helfen dabei, offene Anfragen zu priorisieren und bereits bearbeitete Fälle nachzuverfolgen. Damit keine Anfrage vergessen wird oder zu lange unbearbeitet bleibt, sollte die Software zudem automatische Erinnerungen versenden. Das beschleunigt die Bearbeitung und verbessert die Kommunikation mit Angehörigen und Zuweisern.

Digitaler Austausch von Dokumenten

Pflegeeinrichtungen erhalten Patientendaten häufig direkt aus dem Krankenhaus. Diese Informationen sollten im Idealfall automatisch übernommen werden, statt dass Mitarbeitende sie manuell übertragen. Das reduziert nicht nur den Zeitaufwand, sondern vermeidet auch Übertragungsfehler bei Pflegegrad, Diagnose oder Medikamentenplan. Gleichzeitig sollte die digitale Lösung mit bestehenden Verwaltungssystemen verbunden sein – nur so landen die Daten direkt dort, wo sie benötigt werden.

Übersichtliche Darstellung aller Informationen

Mitarbeitende müssen auf Basis der vorliegenden Informationen entscheiden, ob die Einrichtung eine Versorgung leisten kann. Je vollständiger die Daten, desto schneller fällt diese Entscheidung:

Sind zusätzlich Medikamentenpläne, kognitive Einschränkungen und besondere Anforderungen bei der Behandlung sichtbar, entfallen Rückfragen beim Krankenhaus. Das spart Zeit und ermöglicht eine professionelle Kommunikation mit Angehörigen.

Aufnahmemanagement optimieren mit Recare Admissions

Recare Admissions wurde speziell für Pflegeeinrichtungen entwickelt, um das Aufnahmemanagement zu optimieren. Die Software begleitet den gesamten Prozess von der ersten Anfrage bis zur automatischen Datenübernahme ins Pflegeverwaltungssystem und bündelt dabei alle Kanäle in einer zentralen Oberfläche.

1. Versorgungsbedarf dokumentieren: Diagnosen, Pflegegrad und Mobilität werden strukturiert erfasst, sodass die Einrichtung sofort einschätzen kann, ob eine Aufnahme möglich ist.
2. Daten automatisch erfassen: Self-Service-Formulare ermöglichen Angehörigen die eigenständige Dateneingabe, ohne dass Ihr Team telefonisch nachfassen muss.
3. Interessenten verwalten: Anfragen filtern, priorisieren und automatisierte E-Mails an Interessenten versenden, damit keine Rückmeldung liegen bleibt.
4. Daten übertragen: Automatische Übernahme in bestehende Pflegeverwaltungssysteme über Schnittstellen, ganz ohne manuelle Eingabe.

Gut zu wissen: Mit Recare Inbox steht Pflegeeinrichtungen zudem eine kostenlose Lösung für Versorgungsanfragen aus dem Krankenhaus zur Verfügung. Admissions erweitert diese um zusätzliche Kanäle wie Website, Telefon und direkte Anfragen von Angehörigen.

Besseres Aufnahmemanagement = bessere Patientenversorgung

Ein optimiertes Aufnahmemanagement entlastet Mitarbeitende und steigert die Effizienz in Pflegeeinrichtungen. Statt Zeit mit der Suche nach Informationen oder Rückfragen beim Krankenhaus zu verschwenden, können sich Mitarbeitende auf die Betreuung konzentrieren. Schnellere Entscheidungen bei der Patientenaufnahme verbessern zudem die Auslastung und verhindern, dass freie Plätze unbesetzt bleiben.

Mit Recare Admissions laufen alle Anfragen in einer zentralen Oberfläche zusammen – von Anfragen aus dem Krankenhaus über Recare Inbox bis zu Website, Telefon und E-Mail. Über 26.000 Pflegeeinrichtungen bundesweit vertrauen bereits auf die Lösungen von Recare. Profitieren auch Sie von transparenten Prozessen und professioneller Kommunikation mit Angehörigen. Jetzt Produktvorstellung vereinbaren.